La façon la plus rationnelle de répondre à cette question est d’examiner les conséquences concrètes d’un parc informatique vieillissant sur votre activité et les risques que vous pouvez éviter en renouvelant-- en temps voulu -- les ordinateurs et, plus largement, le matériel IT indispensable au fonctionnement de votre entreprise.
Vous lirez partout que la durée de vie des ordinateurs professionnels est de 3 à 5 ans et qu’il est, par conséquent, recommandé de les remplacer au bout de 3 ans, avant la survenue des problèmes « sérieux ». Notons que ces 3 ans correspondent aussi à la période d’amortissement comptable du matériel informatique, une considération à ne pas négliger pour les entreprises qui font le choix d’être propriétaire de leur matériel. Cette disposition se fonde au demeurant sur une réalité statistique :au-delà de trois ans d’utilisation intensive, comme c’est généralement le cas en entreprise, les ordinateurs deviennent moins performants et sont davantage sujets à des défaillances pénalisantes pour l’entreprise.
Si le renouvellement tous les 3 ans s’est largement imposé, c’est parce qu’il permet a priori d’éviter la plupart des inconvénients inhérents aux ordinateurs qui prennent de l’âge :
une lenteur croissante – au démarrage, au lancement des applications ou à l’ouverture et à l’enregistrement des fichiers – qui va à l’encontre d’un processus de travail fluide et qui fait perdre aux utilisateurs un temps que personne ne mesure vraiment, mais qui, sur une journée, finit par se chiffrer en quarts d’heure…
l’augmentation du nombre de« plantages », obligeant les utilisateurs à redémarrer leur ordinateur plusieurs fois par jour, avec, à chaque fois, le risque de perdre une partie du travail en cours ou de ne pas pouvoir redémarrer du tout.
le manque d’espace de stockage, dû à l’accumulation de fichiers que les utilisateurs conservent sur leur PC « au cas où », mais qui ne sont jamais rouverts…
l’usure matérielle à laquelle les PC portables, plus fragiles, sont particulièrement exposés – par exemple, une touche du clavier qui ne répond plus, puis deux, puis trois…, des zones de l’écran qui ne s’allument plus, un port USB qui ne fonctionne plus – autant de « petits » dysfonctionnements dont l’utilisateur s’agace, mais dont il s’accommode tant bien que mal, jusqu’à ce que cela devienne rédhibitoire.
Un jour ou l’autre, tous les ordinateurs finissent par présenter ce genre de symptômes, avec des répercussions évidentes sur la productivité individuelle des utilisateurs, ainsi que sur leur motivation au travail. Quiconque a été obligé de travailler un peu trop longtemps sur un ordinateur qui rame ou qui plante sans arrêt peut en témoigner. Pour chacun de vos collaborateurs, disposer d’une machine fiable et adaptée à ses tâches n’est pas une option. C’est une nécessité et la condition même de leur productivité.
Mais, à l’échelle de l’entreprise, le point le plus problématique des parcs informatiques vieillissants est l’impossibilité de suivre le rythme d’évolution des logiciels, en particulier celui des systèmes d’exploitation.Même si les éditeurs s’en défendent, les systèmes d’exploitation les plus récents demandent généralement plus d’espace et plus de puissance de calcul que leur version antérieure. De ce fait, ils ne peuvent tout simplement pas être installés sur des ordinateurs de plus de 5 ans, voire 3 ans.
Malheureusement, pour des raisons principalement budgétaires, beaucoup de petites entreprises ne remplacent pas ces vieux ordinateurs et, pour continuer à les utiliser, font l’impasse sur les montées de version. Or utiliser la dernière version d’un système d’exploitation est la garantie de pouvoir bénéficier des mises à jour régulières qui constituent la premières des protections contre les failles de sécurité.
De fait, une entreprise dont tout ou partie du parc informatique tourne sur un système d’exploitation qui n’est plus maintenu par son éditeur ne fait qu’augmenter son exposition aux cyber risques, avec à la clé des pertes de données et de chiffre d’affaires préjudiciables. Mais ce n’est pas tout! Cette entreprise se prive aussi des optimisations et avancées fonctionnelles des autres logiciels -- métiers et bureautiques -- qu’elle utilise. Pour faire évoluer leurs produits, les éditeurs de solutions logicielles (cloud et non cloud) se calent en effet sur les capacités standard des machines récentes et sur les dernières versions des systèmes d’exploitation. Ne pas pouvoir profiter de ces évolutions à cause d’un matériel obsolescent, c’est perdre en efficacité et vous laisser potentiellement distancer par ceux de vos concurrents qui travaillent avec les outils logiciels les plus performants.
Que votre parc informatique soit constitué de 10, 50 ou 150 ordinateurs, vous devez veiller à ce que TOUTES ces machines tournent sur la dernière version du système d’exploitation (au minimum, sur une version toujours maintenue). Cela implique de vous fixer pour ligne de conduite de remplacer les ordinateurs trop âgés pour supporter la prochaine montée de version du système d’exploitation installé, ainsi que celles des logiciels indispensables aux missions de vos collaborateurs et au bon fonctionnement de votre entreprise. Il va de soi que plus l’activité de votre entreprise repose sur des processus informatisés/numériques, plus cette règle doit être scrupuleusement respectée.
>> Pour cela, un inventaire exhaustif de votre parc informatique, assorti d’un plan de renouvellement sur les prochaines années, vous apportera la visibilité dont vous avez besoin sur le plan financier et, surtout, vous permettra de moderniser méthodiquement votre parc de façon à minimiser durablement les risques de défaillance et d’obsolescence de vos équipements.
Le renouvellement tous les trois ans n’est pas un dogme pour autant. De même qu’une bonne hygiène de vie prévient le vieillissement chez l’humain, une maintenance attentive des machines et le respect par les utilisateurs d’un certain nombre de bonnes pratiques permettent de retarder l’apparition des symptômes décrits précédemment. Vous pouvez ainsi prolonger la vie de vos équipements, ce qui aura un impact positif sur votre budget ainsi que sur le bilan carbone de votre informatique et son empreinte environnementale.
La réduction des émissions de gaz à effet de serre n’est peut-être pas la première de vos préoccupations, mais ce sera de plus en plus celle de vos clients.D’ores et déjà, certaines collectivités et grandes entreprises tiennent compte de ce paramètre dans le choix de leurs fournisseurs et l’attribution des marchés. En renouvelant moins fréquemment vos équipements informatiques/numériques, vous évitez les émissions de GES liées à leur production, qui pèsent trois fois plus lourd que celles liées à leur utilisation. A titre d’exemples, d’après le rapport Lean ICT : Pour une sobriété numérique du ShiftProject :
> allonger la durée de vie des ordinateurs portables professionnels de 3 à 5 ans permet de réduire de 37 % les émissions de GES annuelles d’un parc de terminaux.
> porter la durée de vie des smartphones professionnels de 2,5 à 3,5 ans réduit les émissions du parc de terminaux de 26 %.
Cela n’a de sens que si ces équipements restent en bon état et rendent les services que leurs utilisateurs attendent d’eux, ce qui demande soin et attention. La difficulté pour de nombreuses PME, et plus encore les TPE, est de ne pas avoir de personnel spécifiquement chargé de la gestion et de la maintenance opérationnelle du parc informatique. Conséquences :
> Les ordinateurs sont remplacés au coup par coup, dans l’urgence, à la suite d’une panne irrémédiable ou d’une perte de performance devenue bloquante ;
> Le parc informatique devient de plus en plus hétérogène, ce qui le rend encore plus difficile à maintenir et d’autant plus vulnérable que personne n’en a une vue d’ensemble et ne peut prévenir la survenue d’éventuels problèmes.
Ce n’est pas une fatalité. La mise en place d’une gestion centralisée de vos outils informatiques – machines et logiciels -- vous permet de sortir dece cercle vicieux. Cette approche n’est pas réservée aux entreprises qui ont les moyens d’avoir leur propre service informatique.
>>Vous pouvez entièrement externaliser la gestion de votre informatique et bénéficier ainsi d’une supervision permanente de votre environnement IT et d’une gestion proactive permettant le renouvellement en temps voulu de vos ordinateurs et autres équipements ainsi que leur configuration dans les règles de l’art et le respect de vos exigences de sécurité.
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